Fungsi Arsip

Arsip merupakan dokumen penting yang harus dijaga karena memiliki fungsi, yaitu sebagai berikut.

1. Sebagai Alat Pengingat bagi Organisasi
    Sebuah arsip berfungsi sebagai sumber pengingat bagi sebuah organisasi karena di dalamnya terekam kegiatan-kegiatan yang pernah dilaksanakan oleh organisasi tersebut.  Dengan demikian, jika suatu saat krganisasi hendak melaksanakan kegiatan yang memerlukan dokumentasi kegiatan-kegiatan sebelumnya, misalnya saat evaluasi tahunan organisasi, keberadaan arsip dapat dipergunakan.

2. Sebagai Alat Bukti yang Autentik
     Seperti yang telah disinggung sebelumnya, autentik merupakan salah satu syarat yang harus dimiliki suatu arsip. Sifat autentik yang dimiliki arsip bertujuan agar saat hendak digunakan dikemudian hari, arsip tersebut dapat menjadi salah satu bukti tunggal yang sah.

3. Sebagai Bahan untuk Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
     Ketika dibutuhkan pada saat tertentu, arsip diharapkan dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan untuk merencanakan dan mengambil keputusan. Biasanya, saat sebuah perusahaan atau organisasi mengalami masalah tertentu, langkah pertama yang dilakukan adalah mengecek arsip yang ada. Oleh karena itu, keberadaan arsip harus benar-benar dojaga dan disimpan dengan baik.
/>
4. Sebagai Barometer Kemajuan Organisasi
     Arsip dapat menjadi tolak ukut majunya sebuah organisasi atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan. Keberadaan arsip menjadi salah satu faktor penting untuk kemajuan organisasi. Jika organisasi makin banyak menerima surat dan mengirimkan surat, itu berarti organisasi itu maju karena sering berkomunikasi secara terus-menerus dengan pihak lain.

5. Membantu Kelancaran Organisasi
     Dengan adanya arsip, suatu kegiatan pun akan dapat berjalan dengan baik. Seperti yang telah disinggung sebelumnya, arsip berisi informasi terkait segala sesuatu yang dimiliki dan pernah dilaksanakan organisasi. Masalah-masalah yang pernah dialami oleh organisasi juga turut terekam dalam arsip.  Oleh karena itu, keberadaan arsip akan menghindarkan organisasi dari terjadinya kesalahan dan masalah yang sama dikemudian hari. Dengan demikian, pelaksanaan tujuan dan kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar.

6. Sebagai Bahan Dokumentasi
     Arsip merupakan bagian dari dokumentasi. Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan, tulisan, wasiat, buku, undangan, dan sebagainya.